Эффективность

С детства нам твердят: «Встречают по одежке, а провожают по уму».

И мы конечно сделали вывод, что главное — это ум. Но при этом упустили первую часть. Люди действительно встречают по одежке. И если ваш образ не соответствует вашим намерениям, вам могут даже не дать шанс сказать слово и  проявить себя.

Почему это так?

Потому что 90% психики состоит из образов. Мы воспринимаем мир картинками, а не логикой. До того, как вы успеете сказать первое слово, вас уже оценили.

Принцип соответствия работает всегда. Мы подсознательно сверяем:

• Этот человек действительно эксперт или просто так называет себя?

• Этот руководитель сильный или просто командует?

• Этот предприниматель успешен или делает вид?

И если образ бьется с нашим внутренним эталоном, то мы уже доверяем человеку. А значит у человека есть все шансы нам понравиться, заинтересовать нас и так далее.

Чтобы кем-то стать, нужно начать ему соответствовать

Мы не только оцениваем других, но и себя. Когда ваш внешний и внутренний образы совпадают, появляется уверенность. Когда нет — остается диссонанс. Сначала вам нужно понять образ необходимой вам роли и начать ему соответствовать. Как вы должны одеваться, вести себя, какие у вас должны быть процессы, какая манера речи и прочее.

Как сформировать образ, который ведет к успеху?

1. Определите роль, в которой хотите проявляться. Руководитель? Эксперт? Предприниматель?

2. Опишите этот образ детально. Как он одевается? Как ведет себя? Какие вещи его окружают?

3. Какие действия соответствуют этой роли? Планирование? Переговоры? Выступления?

4. Что вы можете изменить уже сейчас? Купить деловой аксессуар? Начать вести заметки? Включить в день 15 минут на развитие?

Ваш образ — это не просто внешность. Это сигнал себе и миру о том, кто вы.

Начните действовать

Если вы хотите роста и реализации своего потенциала, то вам необходимы новые роли и усиление старых. Без этого вы не сможете двигаться вверх и быть конкурентным. Это просто невозможно.

Чтобы усилить ваши роли в жизни, надо начать с образа. Первое впечатление работает, нравится вам это или нет. Вопрос в том, используете ли вы этот инструмент осознанно.

Напишите в комментариях: какая роль вам нужна и что вы сделаете первым шагом?

Как выглядит ваш образ успеха? В телеграм-канале обсуждаем, как соответствовать своей роли и стать тем, кем хотите быть.

Мы все сталкиваемся с этим. В одних ситуациях мы уверены, действуем четко и понимаем, что делать. В других — теряемся, молчим или ведем себя неуместно. Почему так происходит?

Мир — это театр, а мы — его актеры

Еще Шекспир говорил: «Весь мир — театр, а люди в нем — актеры».

Но в жизни, как и в театре, есть разные уровни игры. Одни навсегда остаются в массовке, другие становятся актерами одной роли, а самые успешные — многогранны, гибки и умеют менять амплуа в зависимости от сцены.

То же самое в жизни. Можно быть хорошим исполнителем, но не уметь руководить. Можно быть заботливым родителем, но в бизнесе оставаться ведомым. Можно на работе быть уверенным профессионалом, а дома — растерянным человеком, который не понимает, чего от него ждут.

Вам мешает отсутствие нужной роли

1. Вы — начальник, но роли руководителя у вас нет. Вы общаетесь с подчиненными из позиции специалиста или друга. В итоге вы не управляете людьми, а просто решаете их задачи.

2. Вы — родитель, но включаете учителя, наставника, критика. В результате дети сопротивляются, не воспринимают ваши слова и уходят в оборону.

3. Вы — профессионал, но не освоили роль переговорщика. В итоге упускаете карьерные возможности, не умея продавать свои идеи или договариваться о лучшей оплате.

Правильная роль помогает вам адаптироваться к ситуации и быть эффективным. Если же роль выбрана неверно, вы либо тратите больше сил, чем нужно, либо сталкиваетесь с сопротивлением окружающих.

Нельзя развивать только 2-3 роли и пытаться на них двигаться всю жизнь. Это неэффективно и приводит к плохим последствиям. Крайности и перекосы вредны во всем. А в плане ролей приводят к тому, что вы застреваете на одном месте как в болоте. Еще хуже, когда одна роль начинает на себя забирать все аспекты в жизни и жизнь начинает рушиться.

Как понять, какие роли у вас есть, а каких не хватает?

1. Анализируйте ситуации. Где вы чувствуете себя уверенно, а где — некомфортно? Какие задачи вам даются легко, а к каким вы даже не можете приступить или их выполнение идет очень туго? В каких случаях результат явно не тот, на который вы рассчитывали?

2. Выпишите ваши дела. Любой человек выполняет повторяющиеся действия, вам надо их выписать и посмотреть, кто их должен делать. Согласитесь, что у исполнителя и руководителя совершенно разный пул задач. И так со всеми ролями, если разобраться.

3. Найдите слабые места. Определите, где у вас особенно часто случаются проблемы. Возможно на работе, а может и дома. Вам необходимо определить 1-2 роли, которых вам особенно не хватает и уделить им внимание. Представьте, что идете на прослушивание, и подумайте как вам надо себя вести в этой роли.

Оставаться собой — значит быть гибким

Фраза «оставаться собой» — не про неизменность. Это про способность быть собой в разных ролях. Главное — чтобы эти роли были уместны и проявлены в вас. Чтобы стать собой, вы должны соответствовать любой ситуации, которая случается в вашей жизни. Для этого необходимо быть многогранным, как дорогой бриллиант.

А в следующем посте расскажу лайфхак, как усилить вашу роль и сделать так, чтобы в любой ситуации вы чувствовали себя на своем месте. Не пропустите.

Чувствуете, что в каких-то ситуациях теряете уверенность? В телеграм-канале делюсь инструментами, которые помогут вам действовать осознанно и эффективно.

Что нужно было изменить

Понимая, что самостоятельно выстроить системный бизнес не удастся, владельцы обратились ко мне за помощью.

Еще больше материалов о системном бизнесе, маркетинге, продажах и управлении командой в моем Telegram-канале. Присоединяйтесь!

Основные задачи были следующими:

• Разделение обязанностей и создание отделов. Нужно было выстроить четкую структуру компании, чтобы каждый сотрудник занимался своими задачами, а не пытался делать всё сразу, а также создать систему отчетности и контроля.

• Автоматизация процессов. Старые инструменты не справлялись с задачами. Требовалось внедрение новой CRM, настройка сквозных бизнес-процессов и оптимизация документооборота.

• Выстроенная система найма и адаптации сотрудников. Владельцы не имели опыта собеседований, не знали, как писать вакансии и на что обращать внимание при отборе кандидатов. Требовалась разработка системы подбора, обучения и мотивации.

• Выход владельцев из операционного управления. Они не могли заниматься стратегией, так как были погружены в рутину. Здесь стояла задача создания управленческой структуры и делегирование ключевых функций.

• Адаптация к изменениям рынка. Компания в основном занималась ЖД-перевозками из Китая, но в 2022 году рынок резко изменился, и пришлось осваивать авиа- и автомобильные перевозки. Нужно было быстро оптимизировать процессы под новые условия.

• Формирование финансовой подушки. Бизнес должен был иметь запас средств, чтобы пережить возможные кризисы без резких решений.

Как шло внедрение изменений

1.Чёткая структура и распределение ролей

Первым шагом перед нами стало создание четкой структуры: создание отдельных отделов и четкое распределение зон ответственности. Были выделены три ключевых направления: логистика, продажи и сопровождение клиентов. Для каждого направления были разработаны системы отчетности и контроля KPI.

«Владельцы компании не понимали, как правильно распределить обязанности. Боялись, что если дадут кому-то задачу, все пойдет не так. Но все уже понимали, без этого расти было невозможно»

Мы начали с того, что прописали ключевые зоны ответственности и сделали детальную ментальную карту всех процессов, это помогло увидеть картину системно.

Стало понятно, какие задачи можно делегировать, а какие пока оставить под контролем.

Первые шаги были сложными: сотрудники путались, иногда не понимали, что от них требуется, а владельцы рефлекторно вмешивались в их работу. Но постепенно, благодаря нашим четким инструкциям, обучению и контролю, система начала работать. Разделение функций позволило снять хаос и сделать работу предсказуемой.

2. Внедрение Bitrix24 вместо Hama CRM

Следующим этапом стало внедрение Bitrix24 вместо неэффективной Hama CRM. По итогу работы автоматизация процессов помогла сократить ручной труд, устранить ошибки в документообороте и ускорить обработку заявок. Однако внедрение новой системы потребовало значительных усилий.

«Поначалу было жуткое сопротивление от сотрудников. Они не хотели работать в новой CRM. Нам пришлось несколько раз менять логику бизнес-процессов, чтобы система стала удобной»

Мы не просто установили новую систему – пришлось менять мышление сотрудников. На первых этапах сотрудники сопротивлялись изменениям, путались в задачах и забывали заполнять карточки клиентов. Для этого мы проводили тренинги, разбирали кейсы, создавали пошаговые инструкции, регламенты и постепенно переводили все процессы в CRM.
Благодаря последовательному внедрению и автоматизации рутины, CRM стала ключевым инструментом работы всей команды.

3. Выстраивание системы найма и адаптации

Одной из главных задачей стал найм новых сотрудников. Владельцы не имели опыта собеседований, не знали, как писать вакансии, как правильно подбирать персонал и на что обращать внимание при отборе кандидатов. Был разработан структурированный подход к найму: сформулированы требования к кандидатам, составлены вопросы для собеседований и введена пошаговая система адаптации новых сотрудников. Благодаря этому компания начала нанимать людей, и за три года штат вырос с 4 до 15 человек.

4. Выход владельцев из операционки

Кроме того, владельцам предстояло выйти из операционного управления, чтобы сосредоточиться на стратегии развития. Для этого была внедрена система делегирования, которая позволила разгрузить руководство и передать часть функций сотрудникам. В результате владельцы получили возможность заниматься развитием бизнеса, не погружаясь в ежедневную рутину.

5. Адаптация к рынку и новые направления

Когда в 2022 году резко вырос спрос на авиаперевозки, компании пришлось адаптироваться с основного направления ЖД-перевозки из Китая на новое. Это потребовало не только изменения логистических схем, но и обновления бизнес-процессов.

Мы провели анализ слабых мест и выявили, что основной проблемой стало отсутствие четких регламентов для новых направлений работы. Тогда мы прописали инструкции, оптимизировали взаимодействие между отделами и внедрили стандарты работы с поставщиками.

Это сократило время обработки заказов и минимизировало задержки. В 2023 году компания начала активно развивать автомобильные перевозки, а в 2024 году запустила собственную еженедельную сборную перевозку из Китая.

6. Автоматизация документооборота

Еще одной важной задачей стало устранение проблем с документооборотом. На начальном этапе компания сталкивалась с частыми задержками грузов из-за ошибок в спецификациях, что приводило к простоям машин на границе. Иногда задержки доходили до трех дней. Внедрение строгих регламентов и автоматизированной проверки документов позволило значительно сократить задержки и минимизировать человеческий фактор.

«Раньше каждая ошибка в бумагах превращалась в кошмар. Владельцы не могли понять, кто отвечает за документ, кто его должен проверить. Теперь этот процесс прозрачный, и ошибок стало в разы меньше»

Результаты: что изменилось спустя три года

К 2024 году компания значительно выросла. Теперь в штате 15 сотрудников, а выручка увеличилась с 150 до 500 млн рублей в год.

«Раньше мы боялись брать новых людей, потому что не понимали, как их загружать и контролировать. Теперь у нас есть четкие инструкции, автоматизация, и мы не боимся расти»

Процессы стали прозрачными, а владельцы смогли выйти из операционной деятельности. В компании появились четкие регламенты, система контроля и автоматизация, что позволило сократить количество ошибок и ускорить обработку заказов.

Вместо хаоса теперь есть четкие регламенты, система контроля и автоматизация. Ошибки в документообороте сведены к минимуму, что позволило сократить простои машин на границе.

Компания также смогла создать финансовую подушку на шесть месяцев, что дало уверенность в завтрашнем дне и возможность спокойно масштабироваться. Владельцы больше не боялись нанимать новых сотрудников, так как были выстроены четкие процессы управления.

Выводы: чему научил этот кейс

1. Систематизация = рост. Пока бизнес держится только на владельцах, он не может масштабироваться.

2. Автоматизация избавляет от ошибок. Без CRM и четких регламентов невозможно контролировать бизнес-процессы

3. Делегирование – не роскошь, а необходимость. Владельцы не должны делать всё сами, иначе они тормозят развитие.

4. Гибкость помогает адаптироваться. Рынок меняется, и бизнес должен быть готов перестраиваться.

5. Финансовая безопасность дает уверенность. Подушка на 6 месяцев помогла компании масштабироваться без рисков.

Этот кейс показывает, что даже небольшой бизнес может вырасти в несколько раз, если внедрить системный подход, автоматизировать процессы и преодолеть страхи перед делегированием.

Еще больше материалов о системном бизнесе, маркетинге, продажах и управлении командой в моем Telegram-канале.Присоединяйтесь!