Как часто в переписке коллега, подрядчик или клиент отправляет вам много коротких сообщений вместо одного? А эти поздние сообщения в рабочем чате? Раздражает? Меня тоже, поэтому мы внутри компании сделали гайд, а потом решили поделиться со всеми.
Уверена, вы хотя бы раз получали голосовые сообщения в неподходящий момент. Чего только не встретишь в рабочих диалогах. Например, у нас не все из команды раньше понимали, что уместно отправлять в общий чат, а что нет. Или бывало, клиент скидывал на почту письмо с вопросом и добавлял в копию других участников проекта, а получал ответ в личном чате. В итоге не все заинтересованные были в курсе, как решилась задача. Такие мелкие ситуации подтолкнули нас создать гайд с примерами. Если у вас в команде тоже проблемы с цифровым этикетом, делитесь с коллегами этой статьёй!
1. Всегда начинайте с приветствия.
Здравствуйте! Доброе утро! Добрый день! Добрый вечер! Привет! — стандартный набор, которым стоит пользоваться в личных переписках и общих чатах. А вот «доброго времени суток» или «вечер добрый» лучше из списка приветствий исключить.
2. Сообщение должно быть своевременным.
Не стоит писать человеку ранним утром, после рабочего дня или в выходные. Отправлять сообщения и звонить до 9:00 и после 19:00 можно только по договоренности. Желательно спросить в начале общения, в какое время ваш собеседник обычно на связи.
3. Сообщение должно быть уместным.
Панибратство, шутки, неожиданные вопросы не по теме беседы — с малознакомым человеком нельзя общаться, как со старыми друзьями. Придерживайтесь принципа симметрии: ориентируйтесь на то, что позволяет себе в переписке собеседник. А если очень хочется чем-то поделиться, сначала лучше спросите.
4. Если к сообщению с задачей добавить «пожалуйста», оно станет в несколько раз дружелюбнее.
Никто из взрослых не любит, когда им управляют. Травмы детства, комплексы, непроработанные обиды. Поэтому лучше убрать из сообщения глаголы в повелительном наклонении (сделай, принеси, подай) или смягчить их с помощью слов «можешь», «подскажи» и вопроса. Ещё один способ: воспользоваться магическим словом «пожалуйста».
5. Смайлы — это новые знаки препинания, не нужно ими злоупотреблять, но обозначить настроение текста можно.
Передать настроение текста можно с помощью формулировок, знаков препинания и смайлов. Конечно, в деловой переписке стоит быть аккуратнее с улыбающимися рожицами, помним, что всему своё время и место. При этом не забывайте ставить восклицательный знак в приветствии, а также расшифровывать мысли. Кстати, фразы, написанные с помощью Caps lock, МОГУТ НАПРЯГАТЬ!
6. Отправлять голосовые сообщения можно только с разрешения собеседника.
Иногда нет времени, чтобы печатать сообщение, рука сама тянется к заветному значку микрофона… В этот момент вспомните, что слушать голосовое не всегда удобно. К тому же потом в чате будет сложнее искать информацию. Последний аргумент — не все умеют лаконично формулировать мысли, а бесконечные «ааа» и «эээ» иногда раздражают. Кстати, с видеозвонками то же самое, на них нужно спрашивать разрешение у собеседника.
7. Вместо нескольких коротких сообщений лучше написать одно полноценное.
Перед тем как написать кому-то, сформулируйте, что вам нужно, а также добавьте все вводные. Особенно это важно, если вы пишете незнакомому человеку. Можно создать сообщение в заметках, перечитать, а уже после отправить в чат.
8. Не используйте параллельно несколько каналов связи.
Если вы общаетесь в Телеграме, не нужно писать на почту. Договоритесь, какой канал вы используете. Конечно, бывают исключения, например, если нужно провести переписку официально, поставив в копию начальника.
9. Лучше не поздравлять совсем, чем поздравлять рассылкой.
Наступает, к примеру, 8 марта, и виртуальный букет отправляется во все чаты, иногда залетая даже к мужчинам. Массовая рассылка беспощадна. Но такое поздравление едва ли вызовет слезы умиления и радости. Все всё понимают. Все всё рассылают. Не готовы создать персональное поздравление? Лучше не отправляйте ничего. Кстати, отличное поздравление — это благодарность.
10. За флуд и спам попадают в бан.
В день мы получаем много сообщений: рекламных, личных, рабочих. Мы перегружены информацией. Не стоит добавлять лишнего в общих или персональных чатах.
Скачивайте гайд и отправляйте коллегам, чтобы ваши переписки стали приятными.
А в комментариях жду ваши истории из рабочих переписок!) У кого что было?)
