Или как появляются огромные, запутанные, нечитабельные таблицы
Любой бизнес или процесс или бизнес-процесс появляется как нечто простое и не требующее особого ума и сложного учёта.
Например, начинающий предприниматель продаёт пирожки с ливером.
Что может быть проще для учёта? Что нам надо записывать? Когда мы продали и сколько.
Нам вполне хватает нескольких столбцов или строк. И итоговая формула очень простая.
Но через некоторое время он решает расширить ассортимент и начинает предлагать несколько видов продукции.
Нам понадобились строки и другой вид итогов — суммы по столбцам, но принципиально ничего не поменялось. В этом и заключается коварство учёта. На каждом отдельном шаге большого усложнения не происходит, всё естественно и не безобразно.
Добавляем деньги. И тут засада. Куда писать суммы за каждый день? Столбцы и строчки уже заняты. Не проблема! Добавляем объединённые ячейки и многоэтажный заголовок.
Да, правда, пришлось поднять свой уровень владения Excel, изучив новую функцию СУММЕСЛИМН, а то уж больно много ручной работы появляется складывать отдельные ячейки. Подумаешь! Знания — сила, умения — мощь! Любой мой коллега-обучатель скажет — учиться надо. Это, как минимум, нам, обучателям полезно.
Как вам табличка? Уже приятная на глаз. Уже не всё так понятно и не всё становится просто, а мы-то всего 6 свойств события записали. Вы попробуйте собрать из этой таблички динамику по датам. Ага, снова придётся мышиное кунфу применять для сбора в один рядок всех сумм.
А теперь «империя наносит удар». Как вам идея нанять сотрудника? И куда же мы будем заносить его показатели. А ведь он не один у нас будет? Ага, листы на подходе.
Ага, чувствуете нарастающую силу сложности? Тут или ручками «контрол-цэ» либо снова учиться — макросы там, поверквери или ДВССЫЛ — так много вкусного. Не один десяток вечеров проведёшь в изучении прекрасных технологий и не одну десятку тысяч потратишь, чтобы сэкономить эти вечера. Мы, обучатели, всегда поможем.
А ещё торговая точка есть, если теперь мы будем предлагать эти пирожки не только на вокзале, но и на рынке, а там ещё и филиал на площади на подходе. Пирожки же вкусные, народ их берёт влёт. Куда будем писать? «В другом файле! В примечаниях!» — кричат из разных мест. Ну вы поняли, вам, знаменитому пекарю пирожком приходится нанимать либо мышиных трудяг, которые с утра до вечера будут отвечать на ваши простые по сути вопросы про то, сколько когда и кто чего продал. Или идти на поклон к т.н. «гуру Excel». И тех и других уволить нельзя, ибо первые в голове держат всё и без них всё рухнет, а вторые готовы в момент ответить на любой ваш вопрос. Только их услуги уже стоят так, что думаешь, что пирожки надо делать из золота, чтобы окупить эту «аналитику».
Учёт надо сразу вести в т.н. «плоских» таблицах, которые я для учеников называю «водопадными». Вот два свойства, выполнение которых любую таблицу делают такой водопадной:
Таблица должна неограниченно и непрерывно расти вниз.
Каждая строка должна содержать всю информацию о событии или элементе.
И если вдруг у предпринимателя добавится ещё 10 признаков, то он их пристроит как ещё 10 столбцов, а их вправо может быть 16 384.
И, да. мы не упомянули, что продажи прут и уже через пару месяцев единичных продаж наш бизнес вырос до десятков сотрудников в десятках торговых точек, ассортимент вырос, и теперь количество учётных единиц, которые надо зафиксировать уже сотни в один день. Представляете себе объём таблицы и, соответственно, трудоёмкость обработки?!
Но нет, если вы заранее стали вести учёт в виде водопада, то вас не будет тревожить рост вашего бизнеса — только радовать.
А как из такой таблицы получать ответы на свои вопросы? Конечно же, сводными таблицами — легко и непринуждённо, за считанные секунды. Но об этом уже в другой раз. Мы, обучатели, сразу всего не любим рассказывать.
